Okosan dolgozni otthonról: home office munkakörben a fél ország

A koronavírus mindent átír, más forgatókönyvet igényel tőlünk az élet számos területén. Az újító szellemű Smart Working munkakultúra azoknak kedvez, akik távolról dolgoznak. Intelligencia és hatékonyság jelszó alatt, ám most nem előzetesen kiépítve, hanem a sötétben tapogatódzva, amihez segítséget kívánunk nyújtani.

Sokan kényszerültek otthoni munkavégzésre az elmúlt hetekben. Pedig még ők vannak szerencsés helyzetben, hiszen így megmaradhatott a munkájuk, és nem kell naponta felvállalniuk az esetleges vírus fertőzöttekkel való érintkezés kockázatát. Többeknek mégis nehézséget okoz az átállás a home office-ra, mégpedig a megfelelő technikai feltételek és a tapasztalat hiánya miatt.

Pedig a koronavírus előtt már olyan munkakultúra is ismert volt, mint a Smart Working, amely az okos technológiára és a hozzá kapcsolódó mobilitásra épül. Vagyis ha okostelefont, tabletet, okosórát használunk munkavégzésre, akkor Smart Workingolunk, okosan dolgozunk. Mondhatni, az intelligens munkakultúra tulajdonképpen a különféle okoskütyük természetes evolúciója, ami nagyobb mobilitást, és sokoldalúságat ad a hagyományos távmunkához. Mindezeket jól kihasználva lehet a fizikai munkahelyünktől távolról hatékonyan dolgozni.

A jelenlegi otthoni munkavégzés azonban nem azonos a felfutóban lévő Smart Workinggel, amelynek lényege, hogy  meghatározott technológia rendszerben, az okoseszközöknek köszönhetően kávézókból, éttermekből, parkokból, akár a Balaton partjáról vagy egy-egy alkalomra bérelt távoli irodából is el tudják végezni a munkavállalók a napi feladataikat. De akkor mégis: hogyan lehet okosan dolgozni otthonról?

Szabályozás nélkül

Ám a távmunka, a Home Office és az Smart Working nem egy és ugyanaz. Az első, a távmunka arra a gyakorlatra vonatkozik, amelyben a munkavállaló főként otthonról dolgozik. Innen végzi a feladatát, amelyhez nem biztos, hogy szükséges az internet. Például távmunka lehet a dobozhajtogatás, a csomagolás, a különféle egyszerű összeszerelési munkák is, vagy éppenséggel a most nagyon is fontos egészségügyi maszkok varrása is nagy tételben.

Akiknek a munkájukhoz szükséges az utazás, de az elmélyülés vagy elvonulás is, számukra a home office eddig megfelelő lehetőség volt. Az otthoni munka mellett azonban ők is bejárnak (jelen esetben lehet csak bejártak) a céghez kapcsolattartásra, stratégia megbeszélésekre, közös munkálkodásra.

Intelligens munkavégzésről azonban akkor beszélünk, amikor olyan szabályozott munkaviszony létezik, amelyben a munkavállaló idő-tér korlátozás nélkül dolgozhat a vállalati cél elérése érdekében.

Most, a vesztegzár árnyékában anélkül, hogy mindez minden szempontból – jogilag, munkavédelmileg, technológiailag megalapozva, szabályozva, kiépítve lenne, kellett sokunknak beleugrania az otthoni munkavégzésbe, s kell megoldania, hogy okosan tudjon dolgozni otthonról.

Munkakultúra katalizátor

Az otthoni munkavégzés a vállalatok sikeres működésének hajtóerejévé válhat hosszútávon. Most persze a koronavírus miatt nem volt idő mindennek a megalapozására, de körültekintő módszerekkel új távlatokat nyithatunk. Az otthoni munkavégzés később befolyásolhatja az alkalmazottak felvételi módját és munkakörülményeit, a vállalatok székhelyének méretét, és mindezzel így az üzleti tevékenység költségeit is.

Bár korábban elképzelhetetlen volt, hogy a szakmai feladatainkat ne a munkahelyünkön végezzük el, ma már egyre több az olyan munkahely, ahol a szervezeti kultúra alapvető része a home office. Miért? Mert az az idő, amit a munkatárs otthoni munkavégzéssel tölt, az jó esetben valódi munkaidőt jelent.

Vagyis nincsenek felesleges üresjáratok, elpazarolt bemelegítő percek – meetingek, kávézások, braintstormingok – hiszen a munkavállaló egymaga osztja be a saját (munka) idejét. Nem találkoznak a munkatársak, és az utazásra sem megy el kiesett idő. A munkáltató is jobban, hiszen számos költséget megspórolhat. Például nem kell fizetnie irodabérleti díjat, a telephelyen kevesebb energiát használnak, kisebb területet olcsóbb és könnyebb tisztán tartani.

Így a home office munkaforma nem csupán a szabad és független hely és időfelhasználást, hanem kényelmes, otthonos, és oldott hangulatú munkakörnyezetet is biztosít. Ez növeli a munkavállaló szabadságát és autonómiáját. Vagyis jó mindenkinek: munkavállalónak és munkáltatónak egyaránt.

Okosan otthonról

Bár most a koronavírus kényszeríti ránk az otthonról dolgozást, így nehezen beszélhetünk arról, hogy a home office-féle munkavégzés javítaná a munka és a családi élet összeegyeztethetőségét. Most úgy kell otthonról dolgoznunk, hogy a család nonstop velünk van. Így nehezen valósulhat meg, hogy a munkavállaló okosan tudjon dolgozni otthonról. Hiszen ez a munkaforma most annak is nehéz, aki az elvonulás miatt választotta a home office-t, de annak is, aki a helyzet miatt véletlenül csöppent bele.

Még inkább hangsúlyossá válik: bizonytalanok lehetünk. Mert nem vagyunk a megszokott napi kapcsolatban a munkatársainkkal, elszigetelődünk tőlük, instabillá válunk, hiszen nem kapunk azonnali visszajelzést, egyedül kell sok mindenben döntenünk, megtalálnunk a magunk ritmusát. Így nehezebb azonosulnunk a feladattal, a munkatársakkal, a céggel. Azaz csökkenhet az elhivatottságunk.

Ebben a környezetben a cégeknek nehezebb ellenőrizni a dolgozóikat. Korábban teljesen kontrollálhatták a munkaidejüket, most csak az elvégzett eredmények alapján tudnak következtetni arra, hogy ténylegesen mennyi időt fordítottak a dolgozók munkavégzésre. Márpedig, ha a távmunkát, az otthonról való dolgozást nem megfelelően tervezik meg vagy hajtják végre, csökkenhet az eredményesség, amely a dolgozó motiváció csökkenéséhez vezethet, és további visszaesést okozhat a teljesítményben.

Az otthoni munkavégzéshez szükséges technológia kiépítése is gondot jelenthet ebben az abszurd helyzetben. Költség lehet a munkáltatónak és munkavállalónak egyaránt az online, felhő alapú vállalatirányítási rendszerek kiépítése, az otthoni magasabb távközlési, internet előfizetési díjcsomagok fenntartása, a különféle technikai eszközök beszerzése is. De akkor mégis: lehetséges okosan otthonról dolgozni?

Problémák és megoldások

Ede egy budapesti informatikai cég projektvezetője, ő azt mondja, hogy mindenkinek alkalmazkodnia kell a váratlan helyzethez. Szerinte az egyértelmű, hogy otthonról sokan elvégezhetik a munkájukat, de eközben szükséges másokkal együttműködni, információt cserélni. – Ehhez nem elég egy webkamera, internet és mikrofon. Hanem kell egy program, amit használunk, és mindenki számítógépén jól működik. Az online kommunikációt azonban személyes tűzfal beállítások is meghiúsíthatják – világít rá a technikai problémákra.

Neki és a munkatársainak először találnia kellett egy olyan platformot, amin tudnak kommunikálni. – Valakinek ez nem tetszett, valakinek a másik. Kényelmetlen, hogy kommunikációra napi szinten három különféle alkalmazást kell használnom, attól függően, hogy kikkel mit akarok egyeztetni – mondja.

Olyan technikai problémák is közbeszólnak a napi home office-ba, hogy egyes alkalmazások kisajátítják a kommunikációs eszközöket, mint a mikrofon vagy kamera. Ha nem bontják a kapcsolatot, vagy nem zárják be az alkalmazást, akkor a másik alkalmazás már nem fér hozzá az adott eszközhöz. Ezt naponta akár hússzor váltogatni kellemetlen.

Nagyon divatosak mostanában a nyílt irodák, ahol sok ember van egy légtérben, s bármikor odaléphetsz valakihez, ha gondod van. Könnyebb megszólítani többeket. Ilyen környezetben az emberek könnyen megszokják a közös munkát, a gyors és hatékony személyes problémakezelést. Ilyen munkakörülmények között már egy pillantásból látszik, hogy a másik elfoglalt vagy sem, zavarom e a kérdésemmel. A home office-ben ez megszűnik, gyakorlatilag mindig zavarják egymást a munkatársak.

Folyamatosan érkeznek a munkatársaktól és a családtagoktól a kérdések, ez kizökkenti a dolgozót a ritmusból, romlik a hatékonysága. Ez sokakban bűntudatot kelt, s az eredeti munkaidőn túl is dolgoznak, így a napi nyolc órából könnyen lesz tíz-tizenkettő is, ami egészségügyi kockázatokat is rejt magában.

Amit a projektvezető szerint a rendkívüli home office munkarendben tehetünk, hogy felvállaljuk a kisebb döntések kockázat, ha lehetséges, nem kérdezünk folyamatosan. Összeszedjük a kérdéseinket, és egyszerre több problémát beszélünk meg. Az sem megoldás, ha a teljes nap folyamatosan meetingből áll, elegendő ha napi tíz percben közösen megbeszéljük a legfontosabb teendőket. Fontos, azonban, hogy az online kapcsolat minden nap meglegyen. Érezze mindeni, hogy aktívan részesei a munkafolyamatoknak. Másoknak is fontos, amit csinál.

Szerzők: Polgár Ágnes és Karóczkai-Müllner Helga

Kép: entrepreneur